Manfaat IT Governance & Penggunaan COBIT Framework dalam Pemerintahan
Artikel Ilmiah
Mata Kuliah Perancangan Sistem Informasi S111A
Semester Pendek 2009/2010
Oleh
0833361111 Randy Andrian
PERGURUAN TINGGI RAHARJA
Jl. Jendral Sudirman No. 40 Moderland – Tangerang – Banten – 15117
Telp. (021) 5529692, 5529586 Fax. 5529742 Website : www.raharja.ac.id
Daftar Isi
Daftar Isi ........................................................................................................... ii
Abstrak ........................................................................................................... 3
Bab I Pendahuluan
1.1 Latar Belakang dan Identifikasi Masalah ................................................. 4
1.2 Ruang Lingkup ....................................................................... 7
1.3 Tujuan dan Manfaat ....................................................................... 7
1.4 Metodologi Penulisan ....................................................................... 7
Bab II Landasan Teori
2.1 IT Governance .................................................................................. 8
2.1.1 Perusahaan dan IT Governamce .................................. 8
2.2 COBIT(Control Objective for Information Related Tecnology) .......... 10
2.2.1 Latar Belakang dan Sejarah Singkat COBIT .................................. 10
2.2.2 Pengertian COBIT ...................................................................... 11
2.2.3 Kerangka Kerja COBIT ..........................................................12
2.3 Project Management (Manajemen Proyek) .............................................. 14
2.3.1 Pengertian Manajemen Proyek .............................................. 14
2.3.2 Sejarah Manajemen Proyek ..............................................15
2.3.3 Proyek pendekatan manajemen .............................................. 16
2.3.3.1 Pendekatan tradisional .............................................. 16
2.3.3.2 Critical Chain Project Management .................................. 17
Bab III Pembahasan ……………………………..……………………………………… 19
3.1 IT Governance ………………………………………………….…. 19
3.2 COBIT Framework …………………………………………………….. 20
Bab IV Kesimpulan & Saran ………………...…..………………………………………. 24
Daftar Pustaka ........................................................................................................... 25
Daftar Riwayat Hidup ........................................................................................................... 26
Manfaat IT Governance & Penggunaan COBIT Framework dalam Pemerintahan
Abstrak
Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui dan mendalami penting nya IT Governance dan penggunaan COBIT Framework. Metode penelitian yang digunakan yaitu mencakup studi pustaka yang menggunakan berbagai literatur dan buku panduan sebagai sumber informasi serta beberapa referensi dari internet. Hasil yang dicapai adalah dapat memahami penting nya IT Governance dimasa globalisasi saat ini serta penggunaan COBIT Framework. Simpulan yang didapat adalah penting nya penggunaan IT Governance dan COBIT Framework didalam perusahaan, dimana kedua nya diharapkan dapat membantu proses bisnis didalam perusahaan.
Kata kunci : IT Governance, COBIT, COBIT framework
Bab I
Pendahuluan
1.1 Latar belakang
Sebagian besar korporasi kecil maupun besar memandang bahwa pengunaan TI untuk mendukung proses bisnis menjadi sesuatu yang penting. TI bukanlah hal baru dalam dunia bisnis karena dalam beberapa dekade terakhir ini, TI telah menjadi pendukung dalam proses bisnis perusahaan. Pada awal pemanfaatannya TI hanya dimanfaatkan untuk proses perhitungan tetapi seiring berkembangnya teknologi dan desakan untuk meningkatkan proses bisnis perusahaan maka TI saat ini digunakan untuk mendukung berbagai proses bisnis.
Kebutuhan informasi menjadi salah satu faktor penggunaan TI, karena dengan TI kita dapat menghasilkan informasi yang cepat, akurat, dan bisa diakses kapanpun dibutuhkan. Saat ini informasi menjadi dasar dan pendukung dalam pengambilan keputusan, karena penggunaan TI pada saat ini bukan hanya untuk membantu proses perhitungan tetapi penggunaan TI telah mencapai satu titik yang sangat tinggi, yakni sebagai alat pendukung pengambilan keputusan.
TI memungkinkan perusahaan untuk mencapai tujuan dan sasaran bisnis. Tantangan bisnis pada saat ini adalah peningkatan performa bisnis, peningkatan ROI, meminimalkan biaya dan waktu pada pasar, meminimalkan resiko pada dunia bisnis yang selalu berubah. TI juga memiliki tantangan, yakni menghubungkan bisnis dan IT, meminimalkan biaya dan kompleksitas (kerumitan), mengoptimalisasi sumber daya dan biaya, memastikan sebuah lingkungan TI yang stabil dan fleksibel. Apabila tantangan pada TI dapat dihadapi dengan baik maka sasaran perusahaan dapat tercapai.
Sebuah perusahaan yang memiliki TI yang baik akan memiliki sebuah struktur organisasi yang bersifat horizontal, dimana birokrasi dalam keorganisasian menjadi semakin mudah. Misalnya, dulu orang yang ingin membuat SIM(surat izin mengemudi) diharuskan melalui proses dan administrasi yang panjang sehingga diperlukan waktu seharian untuk mendapat surat izin mengemudi tersebut, tetapi dengan pemanfaatan TI hal ini dapat ditanggulangi sehingga pembuatan surat izin mengemudi tidak lebih dari 2 jam.
Tidak semua perusahaan berhasil menerapkan TI pada perusahaannya. Hal ini dapat dikarenakan tata kelola TI yang kurang baik. Tata kelola TI adalah bertujuan untuk memastikan sasaran dan harapan dari penerapan TI tercapai.
Harapan pada saat implemetasi TI adalah:
· Mendapatkan dukungan dari stakeholder: pimpinan, user, unit TI dan public.
Dukungan dari stakeholder sangat penting karena apabila tidak ada persetujuan dari pemilik dan pengguna, pemanfaatan TI akan menjadi wacana saja.
Biasanya ketiadaan dukungan dari stakeholder dapat diakibatkan oleh ketidakpercayaan oleh pemilik bahwa TI dapat meningkatkan keuntungan dan proses bisnis atau karena stakeholder tidak tahu dan tidak mengerti dengan TI.
· Pengembangan dan implementasi sistem on schedule, dengan kualitas tinggi.
Pengembangan dan implementasi TI merupakan sebuah proyek, oleh karena diperlukan sebuah manajemen projek. Apabila manajemen proyeknya buruk maka yang terjadi adalah keterlambatan proyek, pembengkakan biaya dan kualitas output dari yang buruk.
· Bukan sekedar peningkatan efisiensi dari produktivitas tetapi mengarah pada peningkatan efektivitas.
· Jaminan atas kerahasiaan, kelengkapan dan ketersediaan informasi.
Informasi merupakan salah satu faktor paling penting dalam pengambilan keputusan dalam perusahaan. Oleh karena itu kerahasiaan, kelengkapan dan ketersediaan informasi pada saat dibutuhkan harus benar-benar dijaga. Aman dari segala tindakan penyusupan yang dapat merusak, mengubah dan menghilangkan informasi. Otorisasi harus ditentukan, siapa saja yang dapat mengakses informasi, siapa saja yang dapat mengubah sebuah informasi, siapa yang dapat menyebarkan informasi, dll. Otorisasi ini penting demi integritas sebuah data.
TI mungkin mudah bila disebutkan tetapi implementasinya amat susah karena pengimplementasian TI adalah seperti merestrukturisasi sebuah organisasi secara keseluruhan. Kita harus mengubah cara bekerja setiap orang, mengubah suatu budaya yang telah mengakar dalam perusahaan, dll. Tidak hanya itu pelaksanaan TI yang gagal dapat mengakibatkan sebuah perusahaan runtuh(bangkrut). Kenyataan yang harus dihadapi oleh banyak perusahaan saat ini dalam pengimplementasian TI adalah:
· TI hanya menjadi ‘concern’ dari tim teknikal, tidak memperoleh perhatian dari pemimpin puncak
Bagi seseorang yang menduduki jabatan sebagai direktur utama / CEO, TI hanya merupakan kerjaan orang teknik. Sehingga mereka seringkali tidak menghiraukan hal mengenai TI, padahal pengimplementasian TI membutuhkan dukungan dari top level management, keterlibatan pengguna, dan tujuan dan sasaran dari proyek TI yang jelas.
· Kerugian financial, rusaknya reputasi.
TI mungkin dapat membawa perubahan kepada organisasi apabila diimplementasikan dengan benar dan sukses, tetapi apabila gagal, maka akan berakibat pada kerugian financial dan rusaknya reputasi perusahaan. Hal ini sangat berbahaya karena dapat membuat sebuah perusahaan bangkrut.
· Proyek over budget, time overrun, under specification.
Proyek TI seperti dikatakan diawal adalah sebuah proyek yang rumit, melibatkan seluruh organisasi atau sebuah bagian oleh karena itu proses perencanaannya harus dilakukan dengan matang agar tidak over budget (pembengkakan biaya), time overrun(keterlambatan), dan under specification(spesifikasinya tidak sesuai).
· Penurunan efektivitas proyek karena buruknya kualitas output sistem TI
Output TI berupa informasi menjadi informasi yang akurat dan konsisten haruslah terjamin. Karena informasi merupakan alat pendukung keputusan.
· Pemilihan teknologi yang tidak sesuai: terlalu canggih/kuno, kompleks/sederhana.
Pemilihan teknologi yang tepat adalah hal yang esensial karena apabila teknologi yang dipakai terlalu kuno maka pekerjaan akan menjadi lambat sedangkan bila teknologinya canggih maka yang terjadi ada biaya yang dikeluarkan semakin besar.
· Tingginya tingkat kejadian insiden terkait keamanan atas asset informasi.
Informasi merupakan aset perusahaan. Informasi penting untuk pengambilan keputusan. Oleh karena itu otorisasi harus dianalisa dengan baik.
Keberhasilan dalam pengimplementasian TI sangat bergantung pada tata kelola TI yang baik, tata kelola TI yang buruk dapat dilihat dari gejala-gejala dibawah ini:
Gejala-gejala
· Sistem yang tidak terintegrasi, pulau-pulau aplikasi
· Buruknya kualitas aplikasi / sistem
· Tingginya keluhan user mengenai kinerja sistem TI
· Rendahnya kepedulian terhadap aspek kerahasiaan teknologi dan informasi
· Rendanya tingkat ketersediaan informasi
· Tidak adanya kebijakan dan prosedur tata kelola TI secara utuh.
Dampak negatif
· TI hanya menjadi “concern” dari tim teknikal, tidak memperoleh perhatian dari pimpinan puncak.
· Kerugian financial
· Rusaknya reputasi
· Proyek over budget, time overrun, under specification
· Pemilihan teknologi yang tidak sesuai: terlalu canggih/kuno, kompleks/sederhana.
· Buruknya support quality.
· Tingginya tingkat kejadian insiden terkait keamanan atas asset informasi.
Pertanyaan yang bisa kita tanyakan adalah bagaimana mencapai tata kelola TI yang efektif? Tata kelola yang efektif memerlukan perencanaan strategy, pelaksaaan yang terarah dan pengendalian dan pemantauan yang tepat. Dari skema gambar dibawah ini dapat kita lihat dengan jelas arah pengimplementasian TI yang tepat.
Gambar 1.1: Ilustrasi arah pengimplementasian TI
TI merupakan jawaban atas banyak tantangan bisnis pada saat ini. Oleh karena itu setiap proses pengimplementasian harus mendapat perhatiaan yang maksimal. Pada penelitian ini akan berfokus pada TI governance dan framework COBIT.
1.1 Ruang Lingkup
Hal-hal yang dibahas:
· Pentingnya IT Governance.
· Peranan IT Governance
· COBIT Framework
1.2 Tujuan dan Manfaat
· Tujuan dari penelitian ini adalah untuk memahami pentingnya tata kelola TI
Manfaat-manfaat:
· Dapat memahami pentingnya IT Governance
· Dapat memahami COBIT Framework
· Mengerti fase-fase penerapan TI dalam suatu perusahaan / organisasi
· Mengetahui faktor kegagalan suatu proyek TI.
1.3 Metodologi penulisan
Bab 1 Pendahuluan
Bab ini berisi latar belakang penulisan paper, ruang lingkup, tujuan dan manfaat.
Bab 2 Landasan Teori
Bab ini berisi teori-teori yang berguna untuk mendukung penelitian.
Bab 3 Pembahasan
Bab ini berisi pembahasan dan pemecahan masalah yang telah kita analisa.
Bab 4 Simpulan dan Saran
Bab ini berisi kesimpulan dan saran dari penelitian yang telah dilakukan.
Bab II
Landasan Teori
2.1 IT Governance
2.1.1 Perusahaan dan IT Governamce
(Alvin, p35) IT Governance menyediakan suatu stuktur yang berhubungan dengan proses TI, sumberdaya TI dan informasi untuk strategi dan tujuan perusahaan. Cara mengintegrasikan IT Governance dan optimalisasi perusahaan yaitu melalui perencanaan dan pengorganisasian (PO), akuisisi dan implementasi (AI), penyampaian dan dukungan (DS), dan pengawasan (M) kinerja TI.
IT Governance merupakan bagian terintegrasi bagi kesuksesan pengaturan perusahaan dengan jaminan efisiensi dan efektivitas perbaikan pengukuran dalam kaitan dengan proses perusahaan. IT Governance memungkinkan perusahaan untuk memperoleh keunggulan penuh terhadap informasi, keuntungan yang maksimal, modal, peluang dan keunggulan kompetitif dalam bersaing.
Pengaturan perusahaan (enterprise governance) dan sistem oleh entitas diarahkan dan dikendalikan, melalui kumpulan dan arahan IT Governance. Pada saat yang sama, TI dapat menyediakan masukan kritis, dan merupakan komponen penting bagi perencanaan strategis. Pada kenyataannya TI dapat mempengaruhi peluang strategis yang ditetapkan oleh perusahaan.
| | Gambar 2.1 Pengaruh IT Governance terhadap perusahaan |
Aktivitas perusahaan membutuhkan informasi dari aktivitas TI dengan maksud untuk mempertemukan tujuan bisnis. Jaminan kesuksesan organisasi diakibatkan oleh adanya saling ketergantungan antara perencanaan strategis dan aktivitas TI lainnya. Kegiatan perusahaan perlu informasi dari kegiatan TI agar dapat mengintegrasikan tujuan bisnis.
| Gambar 2.2 | Aktivitas Perusahaan memerlukan Aktivitas TI |
Siklus pengaturan perusahaan dapat dijelaskan sebagai berikut : pengaturan perusahaan ditentukan oleh praktek terbaik yang secara umum dapat diterima untuk menjamin perusahaan mencapai tujuannya, melalui pengendalian tertentu. Dari tujuan-tujuan ini mengalir arahan organisasi, yang mengatur kegiatan atau aktivitas perusahaan dengan menggunakan sumberdaya perusahaan. Hasil kegiatan atau aktivitas perusahaan diukur dan dilaporkan, memberikan masukan bagi pengendalian, demikian seterusnya, kembali ke awal siklus.
| Gambar 2.3 | Siklus pengaturan perusahaan |
Siklus pengaturan TI dapat dijelaskan sebagai berikut : pengaturan TI, di tentukan oleh praktek terbaik yang menjamin informasi perusahaan dan teknologi terkait mendukung tujuan bisnisnya, sumberdaya digunakan dengan tanggung jawab dan resiko diatur secara memadai. Praktek tersebut membentuk dasar arahan kegiatan TI yang dapat dikelompokan kedalam PO, AI, DS dan M, dengan tujuan untuk pengaturan (memperoleh keamanan, keandalan dan pemenuhan) dan mendapat keuntungan (meningkatkan efektivitas, dan efisiensi). Laporan dikeluarkan melalui hasil kegiatan atau aktivitas TI, yang diukur dari praktek dan pengendalian yang bervariasi, demikian seterusnya, kembali ke awal siklus.
| Gambar 2.4 | Siklus pengaturan TI |
Agar menjamin manajemen mencapai tujuan bisnisnya, maka harus mengatur dan mengarahkan kegiatan TI dalam mencapai keseimbangan yang efektif antara mengatur resiko dan mendapatkan keuntungan. Untuk melaksanakannya, manajemen perlu mengidentifikasikan kegiatan terpenting. Selain itu, perlu juga kemampuan mengevaluasi tingkat kesiapan organisasi terhadap praktek terbaik dan standar internasional. Untuk mendukung kebutuhan manajemen tersebut, pedoman manajemen COBIT (COBIT Management Guidelines) telah secara khusus mengidentifikasikan CSF, KGI, KPI dan model maturity untuk pengaturan TI.
2.2 COBIT (Control Objective for Information Related Tecnology)
2.2.1 Latar Belakang dan Sejarah Singkat COBIT
(Isaca, p76) COBIT edisi keempat adalah merupakan versi terakhir dari tujuan pengendalian untuk informasi dan teknologi terkait, release pertama diluncurkan oleh yayasan ISACF pada tahun 1996. COBIT edisi kedua, merefleksikan suatu peningkatan sejumlah dokumen sumber, revisi pada tingkat tinggi dan tujuan pengendalian rinci dan tambahan seperangkat alat implementasi (implementation tool set), yang telah dipublikasikan pada tahun 1998. COBIT pada edisi ke tiga ditandai dengan masuknya penerbit utama baru COBIT yaitu Institut IT Governance.
Institut IT Governance dibentuk oleh ISACA dan yayasan terkait pada tahun 1998 dan memberikan pemahaman lebih dan mengadopsi prinsip-prinsip pengaturan TI. Melalui penambahan pedoman manajemen (management guidelines) untuk COBIT edisi ketiga dan fokusnya diperluas dan ditingkatkan pada IT Governance. Institut IT Governance mengambil peranan yang penting dalam pengembangan publikasi.
COBIT pada umumnya didasarkan pada tujuan pengendalian (Control Objectives) ISACF dan telah ditingkatkan dengan teknik internasional yang ada, professional, pengaturan, dan standar khusus industri. Hasil tujuan pengendalian telah dikembangkan untuk aplikasi sistem informasi yang luas pada organisasi. Istilah “pada umumnya dapat diterima dan diterapkan” secara eksplisit digunakan dalam pengertian yang sama dengan prinsip Generally Accepted Accounting Principles (GAAP).
2.2.2 Pengertian COBIT
(weber, p57) COBIT dapat diartikan sebagai tujuan pengendalian untuk informasi dan teknologi terkait dan merupakan standar terbuka untuk pengendalian terhadap teknologi informasi yang dikembangkan dan dipromosikan oleh Institut IT Governance.
COBIT pertama sekali diperkenalkan pada tahun 1996 adalah merupakan alat (tool) yang disiapkan untuk mengatur teknologi informasi (IT Governance tool).
COBIT telah dikembangkan sebagai sebuah aplikasi umum dan telah diterima menjadi standar yang baik bagi praktek pengendalian dan keamanan TI yang menyediakan sebuah kerangka kerja bagi pengelola, user, audit sistem informasi, dan pelaksana pengendalian dan keamanan.
COBIT, di terbitkan oleh Institut IT Governance. Pedoman COBIT memungkinkan perusahaan untuk mengimplementasikan pengaturan TI secara efektif dan pada dasarnya dapat diterapkan di seluruh organisasi. Khususnya, komponen pedoman manajemen COBIT yang berisi sebuah respon kerangka kerja untuk kebutuhan manajemen bagi pengukuran dan pengendalian TI dengan menyediakan alat-alat untuk menilai dan mengukur kemampuan TI perusahaan untuk 34 proses TI COBIT.
Alat-alat tersebut yaitu :
1. Elemen pengukuran kinerja (pengukuran hasil dan kinerja yang mengarahkan bagi seluruh proses TI)
2. Daftar faktor kritis kesuksesan (CSF) yang disediakan secara ringkas, praktek terbaik non teknis dari tiap proses TI
3. Model maturity untuk membantu dalam benchmarking dan pengambilan keputusan bagi peningkatan kemampuan
Komponen COBIT terdiri dari Executive Summary, Framework, Control Objectives, Audit Guidelines, Implemenation Tool Set, Management Guidelines
COBIT memiliki misi melakukan riset, mengembangkan, mempublikasikan, dan mempromosikan makalah-makalah, serta meng-update tatanan atau ketentuan TI controls objective yang dapat diterima umum (generally accepted control objectives) berikut panduan pelengkap yang dikenal sebagai Audit Guidelines yang memungkinkan penerapan framework dan control objectives dapat berjalan mudah. Tatanan atau ketentuan tersebut selanjutnya digunakan oleh para manajer dunia usaha maupun auditor dalam menjalankan profesinya.
Sedangkan visi dari COBIT adalah dijadikan COBIT sendiri sebagai satu-satunya model pengurusan dan pengendalian teknologi informasi (Information Technology Governance).
2.2.3 Kerangka Kerja COBIT
(Calder, p147) Kerangka kerja COBIT, terdiri dari tujuan pengendalian tingkat tinggi dan struktur klasifikasi keseluruhan. Terdapat tiga tingkat (level) usaha pengaturan TI yang menyangkut manajemen sumberdaya TI. Mulai dari bawah, yaitu kegiatan dan tugas (activities and tasks) yang diperlukan untuk mencapai hasil yang dapat diukur. Dalam Aktivitas terdapat konsep siklus hidup yang di dalamnya terdapat kebutuhan pengendalian khusus. Kemudian satu lapis di atasnya terdapat proses yang merupakan gabungan dari kegiatan dan tugas (activities and tasks) dengan keuntungan atau perubahan (pengendalian) alami. Pada tingkat yang lebih tinggi, proses biasanya dikelompokan bersama kedalam domain.
Pengelompokan ini sering disebut sebagai tanggung jawab domain dalam struktur organisasi dan yang sejalan dengan siklus manajemen atau siklus hidup yang dapat diterapkan pada proses TI.
| Gambar 2.5 | Tiga tingkat usaha pengaturan TI |
Selanjutnya, konsep kerangka kerja dapat dilihat dari tiga sudut pandang, yaitu (1) kriteria informasi (information criteria), (2) sumberdaya TI (IT resources), dan (3) proses TI (IT processes).
Ketiga sudut pandang tersebut digambarkan dalam kubus COBIT sebagai berikut :
| Gambar 2.6 | Kubus COBIT |
Dalam kerangka kerja sebelumnya, domain diidentifikasikan dengan memakai susunan manajemen yang akan digunakan dalam kegiatan harian organisasi. Kemudian empat domain yang lebih luas diidentifikasikan, yaitu
Definisi keempat domain tersebut, dimasukan dalam klasifikasi tingkat tinggi sebagai berikut :
(a)
(b) AI, untuk merealisasikan strategi TI, solusi TI yang perlu diidentifikasikan, dikembangkan atau diperlukan, juga diimplementasikan dan diintegrasikan dalam proses bisnis.
(c) DS, domain ini menyangkut penyampaian aktual dari layanan yang diperlukan, dengan menyusun operasi tradisional terhadap keamanan dan aspek kontinuitas sampai pada pelatihan, domain ini termasuk proses data aktual melalui sistem aplikasi, yang sering diklasifikasikan dalam pengendalian aplikasi.
(d) M, semua proses TI perlu dinilai secara teratur atas suatu waktu untuk kualitas dan pemenuhan kebutuhan pengendalian. Domain ini mengarahkan kesalahan manajemen pada proses pengendalian organisasi dan penjaminan independen yang disediakan oleh audit internal dan eksternal atau diperolah dari sumber alternatif.
Proses-proses TI ini dapat diterapkan pada tingkatan yang berbeda dalam organisasi, misalnya tingkat perusahaan, tingkat fungsi dan lain-lain.
Jelas bahwa semua ukuran pengendalian perlu memenuhi kebutuhan bisnis yang berbeda untuk informasi pada tingkat yang sama.
a) Pertama adalah tingkat tujuan pengendalian yang diterapkan secara langsung mempengaruhi kriteria informasi terkait.
b) Kedua adalah tingkat tujuan pengendalian yang ditetapkan hanya memenuhi tujuan pengendalian atau secara tidak langsung kriteria informasi terkait.
c) Blank dapat diterapkan namun kebutuhannya lebih memenuhi kriteria lain dalam proses ini atau yang lainnya.
Agar organisasi mencapai tujuannya, pengaturan TI harus dilaksanakan oleh organisasi untuk menjamin sumberdaya TI yang dijalankan oleh seperangkat proses TI.
2.3 Project Management (Manajemen Proyek)
2.3.1 Pengertian Manajemen Proyek
(Moeller, p244) Manajemen proyek adalah cara mengorganisir dan mengelola sumber penghasilan yang penting untuk menyelesaikan proyek. Hal pertama yang harus dianggap sebagai manajemen proyek adalah bahwa proyek ini diantarkan dengan batasan yang ada. Hal kedua adalah kemungkinan terbaik distribusi sumber daya. Manajemen proyek adalah seni mengontrol baik hal selama proyek, dari sejak dimulai sampai selesai
Manajemen proyek adalah disiplin perencanaan, mengatur dan mengelola sumber daya untuk membawa tentang berhasil menyelesaikan proyek tertentu tujuan dan sasaran.
Sebuah proyek yang terbatas berusaha (khusus memiliki tanggal mulai dan selesai) dilakukan untuk membuat sebuah produk atau layanan yang bermanfaat tentang membawa perubahan atau nilai tambah. Karakteristik proyek terdiri dari 2 proses, atau operasi yang permanen atau semi permanen fungsional untuk bekerja sama memproduksi produk atau layanan. Dalam prakteknya, pengelolaan kedua adalah sistem sering ditemukan cukup berbeda, dan oleh karena itu memerlukan pengembangan keterampilan teknis berbeda dan adopsi terpisah dari manajemen.
Tantangan utama manajemen proyek adalah untuk mencapai semua tujuan dari proyek. Tipikal kendala adalah ruang lingkup, waktu dan anggaran. Tantangan kedua adalah untuk mengoptimalkan alokasi dan integrasi masukan yang diperlukan untuk memenuhi tujuan yang telah ditetapkan.
2.3.2 Sejarah Manajemen Proyek
(Weill, p89) Sebagai disiplin, Manajemen Proyek yang dikembangkan dari berbagai bidang termasuk aplikasi konstruksi, teknik dan pertahanan. Di Amerika Serikat, dua forefathers dari manajemen proyek adalah Henry Gantt, disebut ayah dari perencanaan dan pengawasan teknik, yang yang dikenal baik sekali untuk menggunakan Gantt chart sebagai alat manajemen proyek, dan Henry Fayol untuk penciptaan dari 6 fungsi manajemen, yang merupakan dasar untuk badan pengetahuan yang terkait dengan proyek dan program.
Gambar 2.7 Henry Gantt (kiri) dan Henry Fayol (kanan)
Gantt dan Fayol yang dikenal sebagai asosiasi dari Frederick Winslow Taylor 's dari teori manajemen ilmiah, belajar dari pekerjaan dan pengelolaan Navy bangunan kapal. Karyanya adalah pelopor ke beberapa proyek perangkat manajemen modern termasuk rincian struktur kerja (WBS), dan alokasi sumber daya.
Tahun 1950-an ditandai sebagai awal era modern Manajemen Proyek. Manajemen proyek secara formal diakui sebagai berbeda disciplne timbul dari pengelolaan disiplin. Sekali lagi, di Amerika Serikat, sebelum tahun 1950-an, proyek-proyek yang dikelola pada ad hoc dasar umumnya menggunakan Gantt Charts, dan teknik informal. Pada saat itu, dua proyek matematika penjadwalan model tersebut dikembangkan."Critical Path Metode" (CPM) yang dikembangkan dalam kerjasama baik oleh DuPont Corporation dan Remington Rand Corporation untuk mengelola proyek pemeliharaan tanaman. Dan "Program Evaluasi dan Teknik Tinjauan" atau PERT, dikembangkan oleh Booz-Allen & Hamilton sebagai bagian dari Amerika Serikat Navy 's (bersama dengan Lockheed Corporation) Polaris peluru pemburu program; matematika teknik ini menyebar cepat ke banyak perusahaan swasta.
Pada saat yang sama, teknologi untuk memperkirakan biaya proyek, biaya manajemen, teknik dan ekonomi yang berkembang, dengan merintis karya Hans Lang dan lain-lain. Pada tahun 1956, American Association of Engineers Biaya (sekarang AACE International; Asosiasi untuk kemajuan dari Biaya Rekayasa) dibentuk oleh praktisi awal proyek dan manajemen yang terkait istimewa dari perencanaan dan penjadwalan, memperkirakan biaya, dan biaya / jadwal kontrol (proyek kontrol). AACE terus bekerja dan pada tahun 2006 yang dirilis pertama kalinya terpadu proses untuk portofolio, program dan manajemen proyek (Total Biaya Manajemen Framework).
Pada 1969, di Lembaga Manajemen Proyek (PMI) dibentuk untuk melayani kepentingan proyek manajemen industri yang dari premis PMI adalah bahwa alat dan teknik manajemen proyek yang umum di kalangan bahkan meluas proyek dari aplikasi perangkat lunak industri ke industri konstruksi. Tahun 1981, Direksi PMI Direksi yang berwenang melakukan pengembangan dari apa yang telah menjadi ke Panduan Manajemen Proyek dari Badan Knowledge (PMBOK Guide), yang berisi standar dan pedoman dari praktek yang banyak digunakan di seluruh profesi.
International Project Management Association (IPMA), yang didirikan di Eropa pada tahun 1967,telah mengalami perkembangan yang sama dan instituted yang Baseline IPMA Kompetensi (ICB). Fokus dari ICB juga dimulai dengan pengetahuan sebagai sebuah yayasan, dan menambah pertimbangan tentang pengalaman yang relevan, keterampilan interpersonal, dan kompetensi. Kedua organisasi telah berpartisipasi dalam pengembangan sebuah proyek manajemen ISO standar.
2.3.3 Proyek pendekatan manajemen
(
2.3.3.1 Pendekatan tradisional
Dalam "pendekatan tradisional", kita dapat membedakan 5 komponen dari proyek (4 tahapan kontrol plus) dalam pengembangan proyek:
* Proyek tahap inisiasi;
* Perencanaan proyek atau desain panggung;
* Pelaksanaan proyek atau produksi tahap;
* Proyek sistem pemantauan dan pengendalian;
* Tahap penyelesaian proyek.
Tidak semua proyek akan melewati setiap tahapan proyek sampai tercapai tujuan nya. Beberapa proyek mungkin tidak memiliki perencanaan dan / atau pemantauan. Beberapa proyek akan melewati langkah 2, 3 dan 4 kali.
Industri banyak memanfaatkan variasi pada tahap ini. Misalnya, bricks dan mortir arsitektur, proyek biasanya berlangsung melalui tahapan seperti Pra-Perencanaan, Conceptual Design, skematis Desain, Pengembangan Desain, Konstruksi gambar (atau Dokumen Kontrak), Administrasi dan Konstruksi. Dalam pengembangan perangkat lunak, pendekatan ini sering dikenal sebagai model air terjun, yakni, satu rangkaian tugas berlabuh di urutan linear. Dalam pengembangan perangkat lunak banyak organisasi telah disesuaikan dengan Rational Unified Process (RUP) agar sesuai dengan metodologi ini, RUP walaupun tidak secara eksplisit meminta atau merekomendasikan praktek ini. Pengembangan dengan metode “Air terjun” dapat bekerja untuk proyek-proyek kecil, tetapi untuk proyek-proyek yang lebih besar atau ruang lingkup yang belum diketahui, kurang cocok menggunakan metode ini. The Cone dari Uncertainty menjelaskan beberapa bagian ini sebagai perencanaan yang dilakukan pada tahap awal dari proyek memiliki ketidakpastian (resiko) yang tinggi. Hal ini menjadi benar sebagai pengembangan software seringkali realisasi dari produk baru, metode ini telah diterima secara luas sebagai perangkat lunak yang tidak efektif untuk proyek-proyek di mana persyaratan yang sangat belum jelas atas depan dan rentan terhadap perubahan. Sementara nama-nama ini mungkin berbeda dari industri ke industri, yang sebenarnya tahapan umum biasanya mengikuti langkah-langkah untuk memecahkan masalah - "mendefinisikan masalah, menimbang pilihan, memilih jalur, pelaksanaan dan evaluasi."
2.3.3.2 Critical Chain Project Management
(
Khusus untuk proyek-proyek, rencana proyek harus menjalani Resource leveling, dan lama urutan sumber-tugas terpaksa dikenalpasti sebagai rantai kritis. Dalam multi-proyek lingkungan, sumber daya penyamarataan harus dilakukan di seluruh proyek. Perencanaan dan feed back loops di Extreme Programming (XP) dengan jangka waktu yang telah ditetapkan dari beberapa loops.
Bab III
Pembahasan
3.1 IT Governance
(YPIA) Dari pengertian IT governance dapat kita simpulkan bahwa IT governance memastikan penggunaan TI dapat diukur dan dihitung (accountable). Artinya suatu keberhasilan TI harus dapat diukur dan dihitung keberhasilannya. Governance mendefinisikan tanggung jawab dan aturan dalam penerbitan kebijakan dan membuat keputusan ketika beberapa partai terlibat dalam suatu relasi bisnis. Governance berfokus pada strategi, peningkatan performa, segi-segi ekonomi dan resolusi konflik.
Dalam sebuah IT governance terdapat beberapa pemangku kepentingan. Dibawah ini dapat kita lihat pemangku kepentingan dan peranan-peranannya:
· Board and Executive
Menentukan arah pada TI, memantau hasil dan memastikan ketepatan implementasi
· Business management
Menguraikan kebutuhan-kebutuhan bisnis untuk TI dan memastikan nilai-nilai tersebut dikirimkan dan resiko terkelola.
· IT management
Memberikan dan meningkatkan pelayanan TI seperti yang dibutuhkan pada bisnis.
· IT audit
Menyediakan kepastian yang independen untuk mendemonstrasikan bahwa TI menyediakan apa yang diperlukan.
· Risk and compliance
Mengukur kepatuhan pada aturan-aturan dan focus pada resiko yang mungkin muncul.
Kelima pemangku IT governance diatas haruslah saling bekerja sama dan berkontribusi dalam mengontrol dan mengendalikan implementasi dari TI. IT governance memiliki 2 tujuan yang berkaitan yakni:
1. Conformance objective( penyesuaian) – berfokus pada “corporate governance”
2. IT berfungsi sebagai pengiriman dan pelaporan data, dalam hal ini IT harus dapat memastikan:
· Integritas informasi
· Ketepatan waktu untuk mempercepat pengambilan keputusan
· Menyediakan laporan untuk keperluan pimpinan
· Mengotomatisasi penangkapan data.
Performance objective - berfokus pada “bisnis governance”
· IT value delivery
· Strategic Alignment of IT
· IT resource management
· IT risk management
· IT performance management
(Moeller, p167) Tujuan dari IT governance secara umum adalah memastikan pengimplementasian IT dalam perusahaan berjalan sesuai dengan rencana strategis IT yang ditetapkan di awal dan memantau penggunaannya.
IT Governance memiliki focus pada:
· Strategic Alignment(kesesuaian strategi) – memiliki focus dala memastikan hubungan antara bisnis dan rencana TI; menentukan, merawat dan memvalidasikan IT value proposition; dan pada aligning IT operation.
· Value delivery(penyampaian nilai) – adalah mengenai menjalankan value proposition disemua bagian.
· Resource management –berhubungan dengan optimalisasi dari pengetahuan dan infrastuktur yang ada.
· Risk management – membutuhkan pengetahuan mengenai resiko oleh pimpinan.
· Performance measurement – melacak dan memantau implementasi terhadap strategi, penyelesaian projek, penggunaan sumber daya, dan performa proyek
3.2 COBIT Framework
(ISACA) COBIT Framework berdasarkan pada pernyataan bahwa IT harus mengirimkan informasi yang dibutuhkan perusahaan untuk mencapai suatu tujuan dan sasaran.
Gambar 3.1: Arah pengiriman nilai TI
Dari gambar diatas dapat kita lihat bahwa informasi digunakan untuk mencapai sasaran bisnis. Untuk menciptakan sebuah informasi yang baik dan berintegritas tinggi diperlukan penangkapan data dari proses kemudian data tersebut dilah menjadi informasi. Informasi digunakan untuk membantu proses bisnis, pengambilan keputusan, dan lain sebagainya. Bisnis proses dilakukan secara simultan sesuai untuk mencapai sasaran bisnis.
Sebuah TI yang baik adalah TI yang dapat menyediakan informasi ketika dibutuhkan, dan informasi itu benar-benar berguna untuk peningkatan efektivitas proses bisnis. Apabila TI tidak bisa mencapai tujuan dan sasarannya maka yang terjadi adalah kegagalan proyek TI. COBIT Framework membantu meluruskan TI dan bisnis dengan cara memfokuskan kebutuhan informasi pada bisnis dan mengelola sumber daya IT. COBIT menyediakan framework dan tata cara untuk mengimplementasikan IT Governance.
Prinsip dasar dari COBIT Framework adalah untuk menghubungkan ekspektasi manajemen TI dengan tanggung jawab manajemen TI. Tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi IT governance untuk mengirimkan nilai TI untuk menanggulangi resiko TI.
Gambar 3.2: Hubungan antara Informasi dan Proses Bisnis
(
COBIT menjelaskan siklus hidup IT dengan 4 domain:
· Perencanaan dan pengorganisasian
· Pengumpulan dan implemen
· Pengiriman dan dukungan
· Pemantauan dan evaluasi
Pada domain perencanaan dan pengorganisasian strategi dan taktik diformulasikan, mengidentifikasi bagaimana TI dapat membeikan kontribusi yang besar dalam mencapai sasaran bisnis, merencanakan , mengkomunikasian dan mengatur realisasi dari visi strategi, dan mengimplementasikan infrastruktur organisasi dan teknologi.
Hal-hal yang dilakukan dalam perencanaan dan pengorganisasian:
· Menentukan strategi perencanaan TI.
· Mendefinisikan struktur informasi.
· Menentukan arah teknologi.
· Menentukan proses TI, organisasi dan relasi.
· Mengkomunikasikan sasaran dan arah manajemen.
· Mengatur sumber daya manusia TI
· Mengatur kualitas
· Menilai dan mengatur resiko
· Mengatur proyek.
Pada domain kedua yakni pengumpulan dan implement, sasaran yang ingin dicapai adalah mengindentifikasi, mengembangkan atau mengumpulkan, mengimplementasi dan mengintegrasikan solusi TI. Perubahan dalam dan mengelola sistem yang ada. Hal-hal yang dilakukan dalam domain ini adalah:
· Mengidentifikasi solusi otomatisasi
· Mengumpulkan dan merawat aplikasi software
· Memperbolehkan operasi dan penggunaan
· Mendapatkan sumber daya IT
· Mengatur perubahan
· Menginstalasi dan mengakui solusi dan perubahan
Pada domain ketiga ini, yakni pengiriman dan dukungan. Sasaran yang inigin dicapai adalah pengiriman dari kebutuhan pelayanan, manajemen keamanan, kontinuitas, data dan fasilitas operasional, dan dukungan pelayanan untuk pengguna. Hal-hal yang dilakukan dalam domain ini adalah:
· Mendefinisikan dan mengatur level pelayanan
· Mengatur pelayanan pihak ketiga
· Mengatur performa dan kapasitas
· Memastikan kontinuitas pelayanan
· Memastikan keamanan sistem.
· Mengidentifikasi dan alokasi biaya
· Mengajari penggunaan sistem kepada user
· Mengatur service desk dan incidents
· Mengatur konfigurasi
· Mengatur masalah
· Mengatur data
· Mengatur lingkungan fisik
· Mengatur operasi
(Calder, p177) Sasaran pada domain pemantauan dan evaluasi adalah manajemen performa, memantau pengendalian internal, mengontrol kepatuhan, dan penguasaan. Hal-hal yang dilakukan dalam domain ini adalah:
· Memantau dan mengevaluasi performa TI
· Memantau dan mengevaluasi pengendalian internal
· Memastikan kepatuhan dari tuntutan
· Menyediakan IT Governance
(Calder, p 180) COBIT memiliki criteria informasi yang baik, yakni:
· Efektif dan Efisiensi
Berhubungan dengan informasi yang relevan dan berkenaan dengan proses bisnis, dan sebaik mungkin informasi dikirim tepat waktu, benar, konsisten, dan berguna.
· Rahasia
Proteksi terhadap informasi yang sensitive dari akses yang tidak bertanggung jawab.
· Integritas
Berhubungan dengan ketepatan dan kelengkapan dari sebuah informasi.
· Ketersediaan
Berhubungan dengan tersedianya informasi ketika dibutuhkan oleh proses bisnis sekarang dan masa depan.
· Kepatuhan
· Nyata
Berhubungan dengan penyediaan informasi yang sesuah untuk manajemen
COBIT adalah sebuah framework yang sangat baik dan sederhana untuk menerapkan IT Governance pada sebuah implementasi TI. Banyak perusahaan telah menggunakan COBIT seperti Prudential, Harley Davidson, dll.
Bab IV
Simpulan dan Saran
4.1 Simpulan
Tema utama diskusi tata kelola TI (IT Governance) adalah bahwa teknologi informasi tidak bisa lagi menjadi suatu kotak hitam. Secara tradisional, penanganan pengambilan keputusan kunci di bidang teknologi informasi diberikan kepada para profesional TI karena keterbatasan pengalaman teknis eksekutif lain di tingkatan direksi perusahaan serta karena kompleksitas sistem TI itu sendiri. Tata kelola TI membangun suatu sistem yang semua pemangku kepentingannya, termasuk direksi dan komisaris serta pengguna internal dan bagian terkait seperti keuangan, dapat memberikan masukan yang diperlukan untuk proses pengambilan keputusan. Hal ini mencegah satu pihak tertentu, biasanya TI, disalahkan untuk suatu keputusan yang salah. Hal ini juga mencegah munculnya keluhan dari pengguna di belakang hari mengenai sistem yang tak memberikan hasil atau kinerja sesuai yang diharapkan.Prinsip dasar dari COBIT Framework adalah untuk menghubungkan ekspektasi manajemen IT dengan tanggung jawab manajemen TI. Tujuan utamanya adalah untuk memfasilitasi IT governance untuk mengirimkan nilai TI untuk menanggulangi resiko TI.
4.2 Saran
Setiap perusahaan yang menggunakan Teknologi Informasi sebaik nya memahami dan menggunakan IT Governance untuk mengelola Teknologi Informasi di dalam perusahaan nya, hal ini untuk mencegah agar apabila terjadi suatu kesalahan di dalam perusahaan yang menyangkut tentang Teknologi Informasi, tidak mengarah pada satu bagian saja, missal nya para professional TI, padahal belum tentu kesalahan itu terdapat pada bagian TI. Selain penggunaan IT Governance, sebaik nya perusahaan juga menggunakan COBIT framework untuk mengimbangi IT Governance di dalam perusahaan, COBIT dapat membantu mengatur hal-hal yang berhubungan dengan keuangan dan audit.
Daftar Pustaka
Alvin A, Arens, James K.Loebbecke, Auditing, Edisi
Calder, Alan and Watkins, Steve. (2008). ITGOVERNANCE - A Manager’s Guide to Data Security and ISO27001/ISO 27002. Kogan Page.
Information System Audit and Control Association (ISACA). (2003), IS Standards, Guidelines and Procedures for Auditing and Control Professionals.
IT Governance Institute (2000), Executive Summary, COBIT 3rd Edition. http://www.isaca.org, 26 Maret 2009.
IT Governance Institute (2000), Audit Guidelines, COBIT 3rd Edition, http://www.isaca.org, 26 Maret 2009.
IT Governance Institute (2000), Management Guidelines, COBIT 3rd Edition, http://www.isaca.org., 26 Maret 2009.
IT Governance Institute (2000), Implemetation Tool Set, COBIT 3rd Edition, http://www.isaca.org., 26 Maret 2009.
MOELLER, ROBERT R. (2008). Effective Auditing with AS5, CobiT, and ITIL. John Wiley & Sons, Inc.
Weber, Ron (1999), Information Systems Control and Audit, The
Weill, Peter and Ross, Jeanne W. (2000). IT Governance - How Top Performers Manage IT Decision Rights for
Yayasan Pendidikan Internal Audit (YPIA). (2002), Institut Pendidikan dan Pelatihan Audit dan Manajemen. Audit Sistem Informasi II. Jakarta.
